2023.10.05

「プラシーズの規程の整備について」～全ての従業員が安心して仕事を進められるために～

全ての従業員が安心して仕事を進められるためにプラシーズが取り組んでいる規程について紹介します。

規程って何

規程とは

規程とは、会社が独自に決めた社内ルールであり、規程には、会社の裁量で決められるものから、法律上作成しなければならないものまで色々なものがあります。

規程の種類には、方針・規則・規程・要領・手順書等の様々な種類が存在します。
しかしながら、本質的な意義は理解されていない場合も多く、インシデントが発生していなければ、無くてもいいだろうと思われているケースも多い。

規程が整備されていることにより、新入社員、中途採用者のようなその会社に慣れていない社員にとっては、仕事をする上での決まり事を知ることができ、分かりやすく、整備されていることでの仕事のやりやすさ、会社の方向性を知ること、会社に対しての安心感が生まれます。

そこで、プラシーズでは規程を整備して、全ての従業員が安心して仕事を進められるように取り組んでいます。

会社にとって規程はなぜ必要なのか

規程の大切なことは、会社社内の共通のルールとして厳守されることです。またもう一方で、社外関係者が規程を見た際に客観的な納得感を持てるかも重要と言えます。

社内では

仕事をする上での拠りどころになり、例えばこの開発を進めて行くには、どの様な手順で誰の承認を貰えば良いのか、この情報資産はどのように取り扱えば良いかが分かります。
そのためには現場の従業員が分かりやすい内容、表現となっていることが重要です。

社外関係者からは

客観的な納得感として、例えば何かインシデントが発生し報告等をされた場合、その個々の規程の妥当性が重要なことは当然として、その規程を誰が承認（最終承認者はだれか）しているのか。
それは会社の経営責任の一環として、コミットしていることが重要といえます。

規程類って誰のためにあるのか

上記にも記載の通り規程は、社内だけでなく社外関係者も理解でき分かりやすく、探しやすくする必要があります。そのために規程を分類に区分した、規程体系を明確にしています。

規程分類
基本規程	組織関係規程
コンプライアンス規程(★)	IT関係規程(★)
経理関係規程	総務関係規程
人事関係規程	業務管理規程

上記の規程分類の「コンプライアンス規程」「IT関連規程」2つについて具体的な内容を説明します。

コンプライアンス規程とは

コンプライアンスとは「法令遵守」を意味しています。
ただし単に「法令を守ればよい」というわけではなく、企業に求められている「コンプライアンス」とは法令遵守だけでなく倫理観、公序良俗などの社会的な規範に従い公正・公平に業務を行うことを意味しており、企業の根幹になるものです。

プラシーズで、このコンプライアンス規程に分類される規程として「コンプライアンス管理規程」「内部通報規程」「ハラスメント防止規程」「機密保持管理規程」等があります。

IT関連規程とは

ITとは日常生活でも切っても切れない縁であり、電車に乗る時でも、買い物をするときにでも様々な場面でお世話になっていると思います。
企業でもITを導入することにより業務の効率化をすることで、コストを軽減したり、労働環境の改善を常に行っています。

ITを取り扱っていく上では、その中でも情報という観点が重要となってきます。企業の情報としては自社の秘密情報、顧客や取引先から預かっている秘密情報を守る、流出しない、させない、仕組みが大変重要となってきています。

この情報資産の重要性が高まる中、情報を正しく管理することは企業の社会的責任となっています。ましてや情報漏えいや紛失等の情報セキュリティ事故を発生させてしまうと直接的被害として業務に大きな影響が出るだけではなく、間接的被害も膨らみ企業の存亡にかかわる恐れにもなり得ます。

プラシーズで、このIT関連規程に分類される規程として「情報セキュリティ管理規程」、付随関連として各部門別の「情報資産管理台帳」があります。

規程の有効性を発揮するために

規程制定の案内後に実態としては、その規程の周知が十分に行われていないケースも一般的に多いと言われています。

文書（規程）を作ることが目的になってしまい、それ以降その文書（規程）が組織内に浸透せず、浸透させようともせず、またその文書が何年も更新されず放置され、陳腐化し実態と合わなくなってしまうことも多々あることと思われます。

本来規程（規程類）は組織内としての重要なルールであるので、全従業員が理解した上で業務に望めるようにしなければならないものであります。
そのためには規程（規程類）を利用していく上で、組織として「目を光らせる（監視する）」ことが重要です。

「目を光らせる（監視する）」ことにより様々なリスクが抑止されていくとともに、大きな問題を起こさないための予防となっていきます。
ことわざに「継続は力なり」という言葉がありますが、「継続的に社内に訴え続ける」「常に学ぶ機会を与える」ことが定着に繋がり、それにより規程の本質的な意義が発揮でき、かつ大きな有効性が発揮できると信じています。

規程類の効果的な整備に向けて

現在プラシーズでは、分類された規程体系に沿った各ルールに関する責任所在を明確にし、また対外的に見ても安心感を与える内容にすることが重要と考え整備しています。
規程（規程類）はすべての社員が見やすい環境に置くことが重要と考え、かつ規程の本質の重要なポイントが浸透するように、各所で常に働きかけていくことが重要と考えています。

まだまだ道半ば途中ではありますが、今後も全ての従業員が安心して仕事を進められるために、安心して働ける会社になるために、効果的な規程（規程類）の整備をコミットして参りますので応援ください。